Praca zdalna w Polsce 2023/2024 – przegląd najważniejszych zmian w kodeksie pracy

FreeQuest HR

Maria Danel-Hryniewicz | 8 minut czytania

Zatrudniasz pracowników, którzy częściowo lub w całości pracują w domu? Aby oni mogli spokojnie wykonywać swoje obowiązki, Ty musisz trzymać rękę na pulsie dynamicznych zmian prawnych, które starają się uregulować pracę zdalną w Polsce. 7 kwietnia 2023 roku weszła w życie nowelizacja kodeksu pracy, która wprowadziła szereg zmian w przepisach dla pracodawców i pracowników. Zastanawiasz się, jak się w tym wszystkim zorientować? Przeczytaj artykuł, w którym znajdziesz wszystkie najważniejsze aspekty prawne, na jakich aktualnie powinna się opierać praca zdalna w Twojej firmie.

Praca zdalna 2023 – wprowadzenie

Przed 2020 rokiem stała praca zdalna była dostępna zazwyczaj tylko dla freelancerów i doświadczonych programistów. Wybuch pandemii wymusił w wielu firmach przymuszone polecenie pracy zdalnej pracownikom i dostosowanie się do nietypowych warunków. Mimo że różne rodzaje pracy zdalnej są nam dobrze znane już od trzech lat, dopiero w 2023 roku parlament postanowił zaktualizować przepisy dotyczące pracy zdalnej w kodeksie pracy. Do momentu wejścia w życie zmian wiele rzeczy musiało być ustalane indywidualnie, a dodatkowo – bez podstawy prawnej.

Szybki rozwój pracy zdalnej w Polsce

Według badań w IV kwartale 2022 roku 28% badanych deklarowało, że pracuje całkowicie zdalnie lub w modelu hybrydowym. Mimo zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego związanego z pandemią koronawirusa część pracowników ceni sobie możliwość pracy z domu i ani myśli o zakończeniu wykonywania pracy zdalnej. Praca zdalna to również duża oszczędność czasu poświęcanego na dojazd oraz pieniędzy wydawanych na benzynę lub bilety komunikacji miejskiej. Osoby mieszkające daleko od biura wolą zagospodarować ten czas inaczej niż marnować go na stanie w korkach lub tłoczenie się w autobusie.

Wnioskuj o urlop w kilka kliknięć!

Nowy wymiar wnioskowania i zarządzania urlopami

Poznaj FreeQuesta

Potrzeba dostosowania przepisów do zmieniającego się rynku pracy

Pamiętasz moment, w którym opuściliście biuro z obawy przed rozwijającą się pandemią? Jeżeli wcześniej nie praktykowaliście pracy poza firmą, musieliście naprędce stworzyć wewnętrzne zasady wykonywania pracy zdalnej. Polski parlament wprowadził długo oczekiwane zmiany w kodeksie pracy dopiero w 2023 roku. Zostało w nich zapisane m.in. ustalenie zasad pracy zdalnej w ramach umowy o pracę, pokrycia przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej oraz sytuacje, w których pracodawca może odmówić zgody na pracę z domu. Aktualizacja kodeksu pracy zdalnej ułatwiła podejmowanie decyzji w wielu sprawach, które do tej pory były nieuregulowane.

Wyzwania i perspektywy pracy zdalnej

Od kwietnia 2023 roku zarówno pracodawcy, jak i pracownicy wiedzą, jakie prawa i obowiązki w związku z przepisami o pracy zdalnej przysługują każdej ze stron. Jest to duża zmiana na plus, ale mimo jasnych zasad prawnych pozostaje kilka problemów organizacyjnych. Jednym z nich jest zarządzanie czasem pracy oraz dokumentacją osób, które wykonują swoje obowiązki z domu. Wysyłanie wniosków do przełożonych e-mailem może powodować chaos w dokumentacji i duże opóźnienia w akceptowaniu próśb o urlop lub kontynuowanie pracy zdalnej. Wsparciem w zarządzaniu zespołem zdalnym są intuicyjne aplikacje, o których opowiemy w dalszej części artykułu. Tymczasem sprawdź, co powinieneś wiedzieć o najnowszych zmianach w prawie niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Nowe zasady wykonywania pracy zdalnej

Co tak właściwie zmieniło się 7 kwietnia 2023 roku dzięki nowej ustawie o pracy zdalnej? Przede wszystkim pojawiły się nowe zmiany w kodeksie pracy dotyczące wnioskowania o pracę zdalną przez pracownika, a także zlecania jej przez pracodawcę.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Na podstawie artykułu 67 (19) §3 kodeksu pracy, pracodawca może zlecić pracownikowi pracę zdalną w następujących przypadkach:

  • w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego (stanu wojennego, stanu wyjątkowego lub stanu klęski żywiołowej),
  • w trakcie stanu epidemii, stanu zagrożenia epidemicznego oraz do 3 miesięcy po ich odwołaniu,
  • w czasie, w którym pracodawca nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z powodu działania siły wyższej (jak np. pożar lub zalanie miejsca pracy).

Polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę będą ważne, o ile przed ich wydaniem pracownicy złożyli oświadczenia (w postaci papierowej lub elektronicznej), że mają warunki do lokalowe i techniczne do pracy poza biurem.

Praca zdalna okazjonalna

Wraz z nowymi przepisami pojawiła się nowa opcja – praca zdalna okazjonalna. Od momentu wejścia w życie zmian każdy pracownik ma do wykorzystania 24 dni w roku na pracę z domu. Określa to artykuł 67 (33) §1 kodeksu pracy. Limit 24 dni wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej nie może być zmniejszony lub zwiększony poprzez zarządzenia pracodawcy. W przypadku wykorzystania części lub całej puli dni w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie odnawia się ona u nowego pracodawcy po rozwiązaniu stosunku pracy w dotychczasowym miejscu.

Pracodawca na wniosek pracownika ma obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej, Internetu i innych usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Koszty mogą zostać uregulowane w ramach ekwiwalentu lub ryczałtu, w zależności od wcześniejszych ustaleń.

Praca zdalna rodziców dzieci do 8. roku życia

Kwietniowe zmiany w przepisach przyniosły mnóstwo korzystnych zmian dla każdego pracownika wychowującego dziecko do 8. roku życia. Oprócz nowych zasad pracy zdalnej dla rodziców w 2023 pojawiły się także możliwości elastycznej organizacji pracy dla rodziców. Praca zdalna w obu tych rodzajach przysługuje w nielimitowanej ilości dni i jest niezależna od przyznanych ustawą 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej.

Elastyczna organizacja pracy rodziców

Rodzice dzieci do 4 roku życia mogą przejść na pracę zdalną na dowolną ilość dni w roku. Umożliwia im to art. 67 (19) §6. Na mocy tego samego paragrafu pracodawca nie może nie zgodzić się na pracę zdalną pracownika sprawującego opiekę nad małym dzieckiem. Jedyne wyjątki, w których rodzic dziecka do lat 4 nie mógłby pracować w domu, dotyczą następujących sytuacji:

  • rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika uniemożliwia przejście na formę zdalną,
  • praca zdalna jest niemożliwa ze względu na organizację pracy w firmie.

Poza powyższymi wyjątkami pracodawca nie może również zmusić rodzica małego dziecka do rezygnacji z pracy w domu. Tylko pracownik może samodzielnie zdecydować się na zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i powrót do biura.

Nowości w kodeksie pracy spodobają się również rodzicom nieco starszych dzieci. Od 26 kwietnia 2023 artykuł 188 (1) przewiduje elastyczną organizację pracy. Dzięki niej osoby mające pod opieką dzieci do 8 roku życia mogą zawnioskować nie tylko o pracę zdalną, ale również m.in. o skrócenie tygodnia pracy, różne godziny rozpoczynania pracy lub obniżenie wymiaru czasu pracy. Zasadniczą różnicą w odróżnieniu od artykułu 67 (19) jest fakt, że pracodawca nie musi się zgodzić na prośbę pracownika.

Prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników

Nowe zasady pracy zdalnej w kodeksie pracy dają pracownikom duże udogodnienia, ale nie bez konkretnych obowiązków. To samo dotyczy pracodawców, którzy od kwietnia muszą podejmować decyzje zgodnie z zapisami w prawie.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej

Praca zdalna może być wykonywana pod adresem zamieszkania pracownika lub w innym wskazanym miejscu, na które wyraził zgodę pracodawca. Pracownicy mogą wykonywać obowiązki nie tylko w domu, ale za każdym razem muszą poinformować przełożonego o innym miejscu wykonywania pracy zdalnej. Zadaniem pracownika jest zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony informacji.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Choć na mocy nowych zasad pracy zdalnej w kodeksie pracy pracownicy mogą skorzystać z kilku różnych możliwości wykonywania pracy zdalnej, pracodawca nie musi zgadzać się na każdy wniosek pracownika o wykonywanie obowiązków zdalnie. Przede wszystkim, zgoda na pracę zdalną nie zostanie wydana, gdy rodzaj pracy wykonywanej w firmie lub jej organizacja uniemożliwia pracę z domu.

Komu pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Pod szczególną ochroną kodeksu pracy są osoby należące do następujących grup:

  • pracownice w ciąży,
  • rodzice dzieci o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym orzeczeniem,
  • rodzice dzieci do 4 roku życia,
  • osoby opiekujące się innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą, z którą pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli posiada orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca nie może odmówić wykonywania pracy zdalnej przez pracownika spełniającego jedno lub więcej kryteriów z powyższej listy. Pozostałe przypadki, w tym wnioski o pracę zdalną okazjonalną, mogą zostać odrzucone bez podawania przyczyny.

Jak przekazać wniosek o pracę zdalną?

Gdy Twoi pracownicy wnioskują o pracę zdalną, będąc w biurze, sprawa jest prosta. Wystarczy, że dostarczą do Ciebie lub innych wyznaczonych osób papierowy dokument. Sprawy komplikują się, gdy taki wniosek chce przekazać osoba pracująca od kilku dni poza biurem, która nie może zjawić się w jego siedzibie. Jak można ułatwić tę procedurę?

Czy można złożyć elektroniczny wniosek o pracę zdalną?

Nowe zapisy kodeksu pracy wyraźnie zezwalają na składanie wniosków o pracę zdalną w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracownicy mogą również elektronicznie dostarczać oświadczenia o gwarancji bezpiecznych i higienicznych warunków do pracy zdalnej, a pracodawcy odmowy udzielenia zgody na pracę z domu. Oznacza to, że dokumenty mogą zostać wysłane pocztą e-mail lub za pomocą specjalnej aplikacji do firmowego obiegu dokumentów. Jedną z innowacyjnych aplikacji, porządkujących przepływ wewnętrznej dokumentacji, jest Freequest.

FreeQuest – czym jest i do czego służy?

FreeQuest to nowoczesne narzędzie do intuicyjnego zarządzania pracą zdalną, nieobecnościami i urlopami w firmie. Dzięki niemu Twoi pracownicy mogą kilkoma kliknięciami wysłać do Ciebie wnioski, a Ty możesz podejrzeć je na dowolnym urządzeniu i w kilka sekund zaakceptować lub odrzucić. We FreeQuest łatwo sprawdzisz, jaka część Twojego zespołu jest w biurze oraz kto przebywa na zwolnieniu, urlopie lub pracuje z domu.

Składanie wniosku o pracę zdalną w aplikacji FreeQuest

Ciekawi Cię, dlaczego tysiące użytkowników z całego świata z powodzeniem korzystają z aplikacji FreeQuest? Sprawdź fenomen tego rozwiązania na przykładzie składania wniosku o pracę zdalną, który krok po kroku opiszemy w kolejnych akapitach.

Wybór wniosku o pracę zdalną

Złożenie wniosku o pracę zdalną we FreeQuest jest proste niczym zamówienie jedzenia z dostawą do domu. Po wejściu do aplikacji pracownik widzi klarowny interfejs z dostępnymi rodzajami wniosków. Po wybraniu odpowiedniego (w tym przypadku Home office) pozostaje uzupełnić datę przewidywanej pracy zdalnej i adres miejsca jej wykonywania. Na tym samym ekranie każdy pracownik widzi, ile dni pracy zdalnej pozostało mu do wykorzystania. Gdy wszystkie pola są wypełnione, należy kliknąć wyślij.

Ekran składania wniosku o pracę zdalną w aplikacji FreeQuest

Powiadomienie e-mail o złożonym wniosku

Za każdym razem po pojawieniu się nowego wniosku w aplikacji, otrzymujesz powiadomienie e-mail. W jego treści widzisz dane pracownika oraz najważniejsze informacje przesłane na formularzu. Wniosek pracownika możesz zaakceptować (lub odrzucić) bezpośrednio z poziomu wiadomości e-mail, lub przejść do aplikacji, aby sprawdzić więcej szczegółów przed podjęciem decyzji.

Podgląd wniosku oczekującego na potwierdzenie lub odrzucenie

Zatwierdzenie przez managera

Jeżeli zdecydowałeś się przejść do aplikacji, na samej górze zobaczysz wnioski oczekujące na Twoją decyzję. Nieco niżej podejrzysz najbliższe dni wolne zgłoszone przez Ciebie, a na dole ekranu, tuż nad menu, sprawdzisz listę osób z Twojego zespołu nieobecnych w biurze.

Ekran główny aplikacji FreeQuest

Po wejściu w oczekujący na akceptację wniosek zobaczysz najważniejsze informacje, takie jak:

  • typ wniosku,
  • data rozpoczęcia,
  • adres wykonywania pracy zdalnej.

Na tym samym ekranie znajdziesz również szczegóły dotyczące liczby dni pracy zdalnej zgłoszonych przez pracownika, wykorzystanych dni oraz dostępnego limitu. Rozpatrywany wniosek możesz zaakceptować bądź odrzucić za pomocą przycisków na dole ekranu lub usunąć, klikając w ikonę kosza w prawym górnym rogu.

Szczegółowy podgląd wniosku pracownika w aplikacji FreeQuest

Finalizacja wniosku

Po Twojej akceptacji (lub odrzuceniu) wniosku pracownik dostaje powiadomienie e-mail. Aplikacja również informuje go o ostatecznym statusie złożonego formularza z krótkim podsumowaniem oraz danymi akceptującego.

Powiadomienie o ostatecznym statusie wniosku złożonego przez pracownika

Wnioskuj o urlop w kilka kliknięć!

Nowy wymiar wnioskowania i zarządzania urlopami

Poznaj FreeQuesta

Podsumowanie

Aktualizacja kodeksu pracy wprowadziła wiele zmian, które umożliwiają pracownikom wykonywanie pracy zdalnej. Aby zarządzanie czasem pracy było proste i bezproblemowe, pomocna będzie aplikacja FreeQuest, w której bez problemu zgromadzisz wszystkie wnioski o pracę zdalną, urlopy lub inne nieobecności Twojego zespołu. Proste formularze wypełniane za pomocą kilku kliknięć uproszczą komunikację dotyczącą dostępności pracowników i ułatwią Ci planowanie pracy oraz zarządzanie firmowymi obowiązkami.