Jak skonfigurować wnioski urlopowe w aplikacji FreeQuest?

FreeQuest

Maria Danel-Hryniewicz | 6 minut czytania

Cieszymy się, że dołączasz do grona firm korzystających z FreeQuest! Od tego momentu planowanie urlopów, pracy zdalnej oraz zarządzanie nieobecnościami Twoich pracowników będzie dostępne za pomocą jednego kliknięcia! Zanim rozpoczniesz korzystanie z naszej aplikacji, zapoznaj się z krótką instrukcją, która krok po kroku poprowadzi Cię przez tworzenie wniosków niezbędnych dla Ciebie i Twoich pracowników.

Nowy wniosek urlopowy – konfiguracja krok po kroku

FreeQuest jest programem, który elastycznie dopasujesz do potrzeb Twojej firmy. W aplikacji znajdziesz listę wszystkich świąt i ustawowych dni wolnych od pracy, natomiast rodzaje i ilość wniosków o dni wolne zgłaszane przez pracowników możesz ustawić samodzielnie. W kolejnych akapitach przeprowadzimy Cię przez proces konfigurowania wniosków o urlopy: wypoczynkowy oraz na żądanie. Konfiguracja składa się z kilku prostych etapów, po których otrzymasz intuicyjne elektroniczne wnioski urlopowe.

Urlop wypoczynkowy

Urlop wypoczynkowy to święte prawo każdego pracownika. W Polsce wymiar urlopu wypoczynkowego to zazwyczaj 20 lub 26 dni, w zależności od tego, ile wynosi staż pracy pojedynczych pracowników. Jak skonfigurować wnioski urlopowe pracowników w aplikacji FreeQuest?

Krok 1. Utwórz nowy rodzaj wniosku urlopowego

W panelu administratora znajdziesz opcję utworzenia nowego rodzaju wniosku urlopowego. Uzupełnij jego nazwę w polu „nazwa nowego typu wniosku”, a w sekcji „wyświetlaj w aplikacji jako” ustaw opcję „niepracujący”.

Krok 2. Ustaw ikonę oraz kolor

W kolejnym kroku możesz spersonalizować wniosek o urlop wypoczynkowy, aby pracownicy mogli łatwo znaleźć go w aplikacji. W sekcji „reprezentacja wizualna” wybierz ikonkę, która będzie charakteryzować wniosek urlopowy, a następnie dostosuj jej kolor korzystając z palety odcieni.

Krok 3. Dostosuj szczegóły i limit puli dni urlopu

W sekcji „szczegóły limitu” dostosujesz takie opcje jak długość okresu rozliczeniowego oraz liczba dni możliwych do wykorzystania.

Pamiętaj! Jeżeli w Twojej firmie pracują osoby, którym przysługuje urlop wypoczynkowy w różnych wymiarach, możesz dostosować limit dni we wnioskach do poszczególnych pracowników.

Poniżej znajdziesz kilka opcji, które dopasują wniosek o urlop wypoczynkowy do informacji pozyskanych z działu kadr oraz Kodeksu Pracy. Należą do nich:

  • przeniesienie niewykorzystanych dni urlopowych na kolejny okres rozliczeniowy,
  • zgoda na przekroczenie limitu dni urlopowych przez pracownika,
  • uwzględnianie dni ustawowo wolnych przy obliczaniu limitów urlopowych.

Korzystając z suwaka na dole sekcji „szczegóły limitu” możesz połączyć elektroniczny wniosek urlopowy z innym istniejącym typem wniosku w ewidencji urlopów.

Krok 4. Szczegóły akceptacji wniosku

W sekcji „szczegóły typu wniosku” czekają na Ciebie dwa pola, które dostosujesz zgodnie z polityką Twojej firmy. W okienku „akceptacja wniosku” ustaw, czy pracodawca musi zaakceptować wniosek. Poniżej, w okienku „widoczność szczegółów wniosku” zdecyduj, jakie osoby z kadry zarządzającej będą zajmować się rozpatrywaniem wniosków urlopowych składanych przez pracowników. Kliknij „zapisz”, aby dodać wniosek o urlop wypoczynkowy do listy istniejących wniosków w aplikacji FreeQuest.

Urlop na żądanie

Urlop na żądanie to cztery dni w ciągu roku, które przysługują pracownikowi w momencie zaistnienia nagłych wydarzeń w jego życiu. Wniosek dotyczący urlopu na żądanie skonfigurujesz w aplikacji FreeQuest równie prosto, co urlop wypoczynkowy.

Krok 1. Utwórz nowy rodzaj wniosku urlopowego

Analogicznie jak w przypadku dokumentu o udzielenie urlopu wypoczynkowego, utwórz nowy rodzaj wniosku w panelu administratora, a następnie uzupełnij jego nazwę oraz ustaw opcję „niepracujący”.

Krok 2. Ustaw ikonę oraz kolor

Spersonalizuj kształt oraz kolor ikony, aby pracownicy mogli łatwo znaleźć wniosek o urlop na żądanie na liście wniosków w aplikacji FreeQuest.

Krok 3. Połącz nowy wniosek z istniejącym

Inaczej niż w przypadku urlopu wypoczynkowego, na tym etapie wniosek o urlop na żądanie wymaga dwóch kluczowych działań. Najpierw przesuń suwak przy opcji „dodaj do puli istniejącego typu wniosku”, a następnie wybierz z listy utworzony wcześniej wniosek o urlop wypoczynkowy.

Krok 4. Dostosuj limit puli dni urlopu

Kliknij w suwak przy opcji „ogranicz liczbę dni do wykorzystania w ramach puli” i wpisz cyfrę odpowiadającą limitowi dni do wykorzystania w przypadku urlopu na żądanie. Zaznacz także właściwy wymiar okresu rozliczeniowego (w tym przypadku rok kalendarzowy), a następnie przejdź do kolejnego kroku, klikając „dalej”.

Krok 5. Szczegóły akceptacji wniosku

Podobnie jak w przypadku konfigurowania wniosku dotyczącego urlopu wypoczynkowego, w sekcji „szczegóły typu wniosku” dostosuj opcje zgodnie z polityką Twojej firmy. Po dopasowaniu kliknij „zapisz”, aby dodać wniosek o urlop na żądanie do listy istniejących wniosków w aplikacji FreeQuest.

Po zapisaniu zmian urlop na żądanie będzie zliczany z puli dni urlopu wypoczynkowego, lecz pracownik będzie mógł go zgłosić jedynie 4 razy w roku. Liczba niewykorzystanych dni urlopu na żądanie nie przechodzi na kolejny rok, lecz odnawia się w nowym okresie rozliczeniowym w stałym wymiarze 4 dni.

Wiesz już, jak przeprowadzić całkowitą automatyzację wniosków o urlop wypoczynkowy i urlop na żądanie w aplikacji FreeQuest. W podobny sposób uzupełnisz plan urlopów o inne rodzaje wniosków, takie jak m.in.:

  • urlop macierzyński,
  • urlop ojcowski,
  • urlop okolicznościowy,
  • urlop bezpłatny.

Aplikacja FreeQuest umożliwia również skonfigurowanie opcji „zwolnienie lekarskie” lub elektronicznego wniosku dotyczącego wykonywania pracy zdalnej. Dzięki temu zmniejszysz ilość dokumentacji pracowniczej w formie papierowej i zyskasz pełną kontrolę nad wszystkimi zapytaniami o dni wolne lub zmianę trybu pracy.

Wnioskuj o urlop w kilka kliknięć!

Nowy wymiar wnioskowania i zarządzania urlopami

Poznaj FreeQuesta

Obieg wniosków urlopowych – słowniczek pojęć

Jeżeli po raz pierwszy korzystasz z aplikacji FreeQuest, nie wszystkie pojęcia mogą być dla Ciebie intuicyjne. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie słowniczek najważniejszych terminów, dzięki któremu skonfigurujesz elektroniczne wnioski urlopowe szybko i bez stresu.

Elementy wizualne wniosków urlopowych

W tym miejscu objaśniamy wszystkie pojęcia związane z nazewnictwem, symbolami oraz widocznością wniosków urlopowych zarówno u pracowników, jak i osób decyzyjnych.

Nazwa typu wniosku – nazwa każdego wniosku urlopowego powinna być zrozumiała i zgodna z Kodeksem Pracy. Pracownik powinien bez problemu wybrać interesujące go typy wniosków, dlatego wskazane są konkretne nazwy, takie jak: urlop macierzyński, urlop okolicznościowy, urlop szkoleniowy, urlop bezpłatny itp.

Wyświetlaj w aplikacji jako… – ta opcja pozwala Ci przyporządkować typ wniosku do listy osób pracujących lub niepracujących. Dla przykładu, opcję „pracujący” wybierzesz dla pracowników wnioskujących o pracę zdalną, a „niepracujący” dla osób składających jeden z wniosków urlopowych.

Reprezentacja wizualna – każdy z wniosków może być skonfigurowany w taki sposób, jaki podpowiada Ci wyobraźnia. Możesz wybierać ikony spośród kilkunastu tematycznych wzorów i przyporządkować im dowolny kolor. Ta funkcjonalność pozwoli Ci na pierwszy rzut oka odróżniać od siebie wnioski dodane przez pracowników do kalendarza urlopów, a pozostałym użytkownikom umożliwi łatwe znalezienie interesującej ich opcji.

Szczegóły limitów urlopowych

Po niuansach związanych z warstwą wizualną, mamy dla Ciebie kilka definicji dotyczących limitów dni we wnioskach urlopowych oraz ustawiania okresów rozliczeniowych.

Okres rozliczeniowy – to jednostka czasu, w której pracownicy mogą wykorzystać limit dni urlopowych lub dni wyznaczonych na pracę zdalną. Do wyboru masz rok, miesiąc, tydzień lub opcję „jednorazowo”.

Liczba dni możliwych do wykorzystania – w tym miejscu wpisz ustaloną w wewnętrznej dokumentacji lub Kodeksie Pracy liczbę dni przysługującą danemu rodzajowi wniosku.

Przenoś niewykorzystane dni na kolejny okres rozliczeniowy – zdecyduj, co ma się stać z niewykorzystanymi dniami urlopowymi po upłynięciu okresu rozliczeniowego. Jeżeli pozostawisz to pole niezaznaczone, w kolejnym okresie rozliczeniowym liczba dni powróci do pierwotnej wartości. Po zaznaczeniu tej opcji, niewykorzystane dni zostaną dodane do limitów urlopowych obowiązujących w kolejnym okresie rozliczeniowym. To ustawienie jest szczególnie przydatne w konfiguracji urlopu wypoczynkowego.

Pozwól przekroczyć limit – po zaznaczeniu tej opcji wysłanie wniosku będzie możliwe nawet, gdy liczba ustalonych dni zostanie przekroczona. Informacja o przekroczeniu limitu zostanie wyświetlona zarówno pracownikowi, jak i osobie decydującej o akceptacji wniosku.

Uwzględnij dni wolne przy liczeniu limitu – przy zgłaszaniu wniosku aplikacja odejmuje z limitu tylko dni robocze (czyli będące dla pracownika dniami pracy), pomijając występujące w wybranym okresie święta i dni ustawowo wolne od pracy. Zaznacz tę opcję, jeżeli dni świąteczne także mają być odejmowane od limitu ustalonego przy konfiguracji wniosków. Ta opcja przydaje się szczególnie przy konfiguracji wniosku „zwolnienie lekarskie”.

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że nasz intuicyjny poradnik pomógł Ci samodzielnie skonfigurować elektroniczne wnioski urlopowe oraz inne rodzaje zgłaszania nieobecności przez pracowników. Przygotowane przez nas wskazówki z pewnością pozwolą Ci maksymalnie wykorzystać możliwości aplikacji FreeQuest i stworzyć wygodny elektroniczny obieg wniosków urlopowych.

W trakcie konfiguracji napotkałeś problemy, których nie mogłeś rozwiązać korzystając z powyższej instrukcji? Jeżeli nie znalazłeś odpowiedzi w tekście, wyślij wiadomość na support@freequest.pl i opisz swoje wątpliwości, abyśmy mogli przygotować maksymalnie precyzyjną odpowiedź na Twoje zapytanie.

Przyjemnego korzystania z aplikacji FreeQuest!